民間企業は、歳入法、会計法、民商法など、多くの法律に基づき文書を保管することが義務付けられています。一部の要件を遵守しない場合、刑事責任が問われる可能性があるため、企業にとって問題となる場合があります。

すべての企業が認識しておくべき文書保管に関する基本的な要件を以下にまとめました。

• すべての税務申告書および領収書、報告書、請求書などの関連書類は、少なくとも5年間保管する必要があります。
• 企業は、税務領収書（VAT）および関連書類を、(a)他の書類とは別に保管する、(b)時系列順に分類する、(c)すべての書類の右上部に番号を記載する、という方法で保管する必要があります。文書

上記に加え、法律ではすべての企業に対し、税務・会計関連書類を事業所に保管することを義務付けています。

その他の法令にも文書保管に関する規定がありますが、どの法令が適用されるかを判断するためには、企業の事業内容を精査する必要があります。

ただし、民商法典における一般的な時効期間である10年間は​​、企業の文書を保管することをお勧めします。