ปัจจุบัน บริษัทหลายแห่งอาจกำลังเตรียมการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี ดังนั้นเราจึงขอเสนอคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดประชุมดังต่อไปนี้:
- บริษัทต้องจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบการเงินภายใน 4 เดือนนับจากสิ้นปีงบประมาณ และส่งงบการเงินภายใน 1 เดือนนับจากวันประชุม (หมายเหตุ: รายชื่อผู้ถือหุ้นต้องส่งภายใน 15 วันนับจากวันประชุม)
- กรรมการต้องจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบการเงิน แต่งตั้งผู้สอบบัญชี และแต่งตั้งกรรมการตามที่กฎหมายกำหนด
- ต้องส่งหนังสือแจ้งการประชุมทางไปรษณีย์ลงทะเบียนถึงผู้ถือหุ้นทุกราย และประกาศในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นอย่างน้อย 7 วันก่อนวันประชุม
- ผู้ถือหุ้นสามารถเข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง หรือแต่งตั้งตัวแทนเข้าร่วมประชุมแทน โดยกรอกแบบฟอร์มมอบฉันทะและติดอากรแสตมป์ 10 บาท มอบให้แก่ประธานการประชุมก่อนเริ่มการประชุม
- เว้นแต่ข้อบังคับของบริษัทจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น การนับคะแนนเสียงในการประชุมจะใช้วิธีการลงคะแนนด้วยมือ ดังนั้นผู้ถือหุ้นทุกคนจะมีสิทธิ์ออกเสียงเท่ากัน เว้นแต่ผู้เข้าร่วมประชุมคนใดจะขอให้มีการลงคะแนนลับ ซึ่งจะทำให้ผู้ถือหุ้นมีสิทธิ์ออกเสียงตามจำนวนหุ้นที่ตนถืออยู่
- ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ต้องจดทะเบียนวาระการประชุมกับนายทะเบียน (เช่น การเปลี่ยนแปลง คำชี้แจงวัตถุประสงค์ของกรรมการ ข้อบังคับ) กรรมการจะต้องจดทะเบียนวาระการประชุมภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
